Vous avez donc décidé de mettre en place un nouveau LMS.

C’est génial. En fin de compte, vous avez fait vos recherches. Vous savez que les données sont de votre côté et que l’implémentation de LMS est importante. Si important, en fait, que 94% des employés resteraient dans une entreprise plus longtemps si leur employeur investissait dans leur carrière.

Et vous savez que garder les employés heureux et un faible taux de rotation est gagnant-gagnant. Après tout, les entreprises capables de garder leurs employés investis émotionnellement sont plus susceptibles de croître. Mais vous savez également qu’une mise en œuvre réussie du LMS ne sera pas une promenade dans le parc.

Comment effectuer une implémentation LMS ponctuelle

Vous avez besoin d’une planification minutieuse, d’une feuille de route bien pensée et des bonnes personnes au sein de votre équipe de déploiement pour obtenir le ballon. Vous devez être réaliste sur le calendrier, méticuleux pendant le processus de migration des données et, bien sûr, diligent en ce qui concerne les tests. En bref, vous avez besoin d’un plan de mise en œuvre LMS qui ne coupe pas les coins … et peut-être une pilule ou deux maux de tête.

Tout ce processus nécessitera un effort réel et concerté, mais il deviendra beaucoup plus réalisable après avoir lu cet article. Considérez les sept conseils suivants pour votre nouvelle liste de contrôle non qualifiée afin de vous aider à avoir confiance en la stratégie de mise en œuvre du LMS de votre entreprise avant de pouvoir dire «acétaminophène».

Étapes LMS

1. Identifiez les besoins de votre entreprise.

Ce n’est pas une chose «taille unique». Différentes entreprises ont des besoins LMS différents. Alors, lesquels sont exactement les vôtres? La première commande commerciale de la stratégie de mise en œuvre consiste à poser autant de questions que possible pour identifier les besoins uniques de votre entreprise.

Une question complète à ce stade vous aidera à cet égard. Vous pouvez créer une liste de contrôle avec des questions telles que:

  • Combien de personnes utiliseront votre LMS?
  • De combien de cours différents pensez-vous avoir besoin?
  • Quelles intégrations votre LMS devrait-il avoir avec d’autres systèmes?
  • Quel devrait être l’équilibre entre l’apprentissage en ligne et l’apprentissage ILT?
  • Que diriez-vous d’un aspect gamification?
  • Devez-vous pouvoir vendre vos cours?
  • Quels sont vos besoins en matière de rapports et d’enquêtes?
  • Quelles sont vos exigences de sécurité?

Il n’y a pas de mauvaises questions à ce stade. Ce n’est que lorsque vous avez tout écrit que vous devez parcourir votre liste et commencer à les trier. Au cours du processus de tri, vous réalisez quelles sont vos priorités en matière de fonctionnalités et de capacités. Certaines fonctionnalités LMS seront indispensables pour votre entreprise, tandis que d’autres peuvent être un bon ajout, mais pas nécessaires.

Une chose à considérer est de savoir si vous devez changer les processus de préparation, les compétences et les autres besoins logiciels de votre entreprise. Compte tenu de cela, être en mesure d’adapter votre stratégie de mise en œuvre du LMS et d’embaucher votre personnel indépendamment des changements dans vos expériences commerciales garantira leur succès continu.

2. Créez votre équipe d’implémentation LMS

Maintenant que vous savez ce que c’est, il est temps de se concentrer sur qui. À savoir, qui devrait être le peuple pour diriger et superviser la mise en œuvre du LMS; pour vous assurer que le processus est fluide. Ne vous inquiétez pas: vous n’aurez pas à externaliser des experts coûteux pour cela.

Considérez-le comme tout autre projet spécial que votre entreprise a entrepris. Votre équipe de déploiement peut être un petit groupe de personnes que vous embauchez déjà, ainsi que quelques personnes avec lesquelles vous travaillez fréquemment (comme des consultants ou des conseillers). La taille de ce groupe dépend en grande partie de la taille de votre entreprise et de la complexité de la mise en œuvre de votre LMS. Mais dans la plupart des cas, environ cinq personnes suffiront.

Chaque membre de l’équipe aura un domaine différent de votre implémentation LMS, du support technique et administratif à la gestion de contenu et à la formation. Bien sûr, ces membres de l’équipe devront travailler ensemble en interne et en externe, en particulier plus tard lorsque LMS sera opérationnel et que le reste de vos employés devra se familiariser avec ses différents aspects. Posséder cette équipe signifie que votre entreprise peut continuer ses opérations quotidiennes déchargées pendant la mise en œuvre du LMS.

Alors, quels rôles clés l’équipe de mise en œuvre devrait-elle inclure? Cela dépend si vous utilisez ou non une méthodologie agile pour ce projet. Si vous le faites, alors un PM / propriétaire et un maître des cendres devraient faire partie de votre équipe. Dans tous les cas, vous avez besoin d’une personne ayant de l’expérience en eLearning (qui pourrait être un spécialiste ou un créateur de contenu) qui devrait traite du secteur contenu / cours.

Ensuite, vous aurez besoin d’un administrateur. Il s’agit de la personne qui interagira avec les utilisateurs du LMS, les examinera au cours du processus et sera responsable des rapports et des enquêtes. Et enfin, vous avez besoin d’un chef d’équipe pour superviser l’ensemble du plan de mise en œuvre du projet LMS et suivre les progrès de l’équipe. Cette personne peut vous rapporter directement. Avec votre équipe de déploiement en place, il est maintenant temps de discuter de la stratégie.

3. Concevez votre stratégie de mise en œuvre

La première chose que vous devez faire est de préciser vos objectifs. Quelle est la chose la plus importante que vous souhaitez réaliser avec cette implémentation LMS? Quels domaines de votre entreprise nécessitent le plus de formation? Quelles compétences des salariés souhaitez-vous renforcer? Votre principale préoccupation est-elle à bord? Culture d’entreprise? Fonctionnement à distance? Formation en leadership? Promouvoir les compétences logicielles?

Vous pourriez être intéressé par plusieurs de ces domaines. Mais penser à votre grand objectif vous aidera à hiérarchiser les parties de votre plan LMS sur lesquelles vous devez vous concentrer en ce moment. Une fois que vous savez où vous voulez aller, vous pouvez rédiger un plan sur la meilleure façon de vous y rendre.

C’est la partie où vous devez ouvrir un peu le processus. Votre équipe de mise en œuvre doit rester avec les principaux acteurs de chaque département et obtenir des commentaires et des informations. Une implémentation LMS est quelque chose qui touche tous les aspects de votre entreprise d’une manière ou d’une autre, des ressources humaines à l’informatique en passant par le service client.

Bien sûr, vous ne voulez pas charger chaque département de travail supplémentaire – c’est pourquoi vous avez quand même l’équipe de mise en œuvre. Mais il est crucial d’obtenir l’avis de chacun, de comprendre ses points de vue et ses besoins de douleur. Cela vous informera du type de contenu eLearning que vous devrez créer ou acheter plus tard.

Une fois la rétroaction terminée, il est temps pour l’équipe de mise en œuvre de digérer les résultats et d’élaborer un plan à l’avance. Commencez par créer une liste de contrôle pour votre contenu d’apprentissage en ligne, en combinant ce que vous venez d’apprendre avec la session de questions et réponses d’origine. Choisissez ensuite un emplacement pour collecter toutes les informations pertinentes, telles que les protocoles de configuration, les procédures et les paramètres de sécurité: un centre de connaissances pour votre déploiement LMS. Enfin, vous devrez créer et attribuer des tâches, en tenant compte de la durée du projet.

4. Définissez votre intervalle de temps

Chaque projet a besoin d’un calendrier défini. Sinon, c’est juste une excellente idée. Votre projet d’implémentation LMS ne fait pas exception. Mais, comme il s’agit d’un projet avec de nombreuses pièces mobiles, il est important d’être réaliste et flexible lors de la définition de votre calendrier.

Voici quelques éléments que vous devriez envisager d’intégrer dans votre programme:

  • Rétroaction des autres départements avant de commencer
  • Essayez différentes fonctionnalités de LMS pour voir ce que vous devez personnaliser
  • Aller-retour avec le fournisseur LMS, au cas où vous auriez besoin de fonctionnalités qui ne font pas partie du plan d’origine
  • Implémentation du LMS et migration des données elles-mêmes (évidentes)
  • Un « coussin » de temps, au cas où quelque chose d’inattendu se produirait pendant la migration des données
  • Temps de test adéquat avant de passer en direct

Attention à entrer: c’est un projet qui peut prendre plusieurs mois du début à la fin. Une implémentation LMS est un investissement important pour l’avenir de votre entreprise, mais moins un investissement financier substantiel. Son utilisation évoluera en fonction des besoins de votre entreprise et au fil du temps. En tant que tel, il serait préférable pour toutes les personnes impliquées de l’aborder comme un marathon et non comme une course.

5. Transférez votre contenu et vos données vers le nouveau LMS

Si vous utilisez déjà un LMS, vous devrez transférer toutes les données vers votre nouveau rodéo. S’il s’agit de votre premier rodéo, vous devez transférer toutes les données pertinentes d’autres sources (telles que votre service des ressources humaines) vers votre nouveau système. .

Le processus de migration des données peut être long et compliqué, mais cela dépend vraiment de la façon dont il a été méticuleux de maintenir vos données jusqu’à présent. Par exemple, vos données sont-elles normalisées? Y a-t-il des doublons qui pourraient faire des ravages sur votre système? Ce sont certainement des éléments à prendre en compte lorsque vous êtes prêt à être informé. Une fois que vous avez la certitude que toutes vos données sont OK, vous devez poursuivre la migration.

Votre équipe d’implémentation LMS doit travailler main dans la main avec le service informatique et le fournisseur LMS pour cela. Chaque système LMS est différent, il est donc important de s’assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet: profils d’utilisateurs, relevés de notes de cours et données d’évaluation, qualifications existantes et enquêtes auprès des utilisateurs. Vous ne voulez certainement pas donner à vos employés l’impression que toute la formation qu’ils ont faite avec le LMS précédent a été vaine.

Enfin, vous devez considérer votre contenu. Allez-vous réutiliser une partie de votre matériel existant? Si c’est le cas, la migration du contenu est la prochaine étape. Cette partie du processus doit être examinée par le spécialiste eLearning désigné de votre équipe de mise en œuvre LMS.

eLearning

6. Créez ou achetez de nouveaux contenus d’apprentissage en ligne

Bien qu’il soit judicieux de conserver votre ancien contenu, le nouveau contenu est toujours utile. Il est fort possible que vos objectifs LMS soient quelque peu différents maintenant. Votre contenu devrait refléter cela. De plus, si vous n’avez jamais utilisé de LMS, vous commencerez quand même de zéro à zéro.

D’où tirez-vous votre contenu? Vous avez deux options: vous pouvez le créer à partir de zéro ou vous pouvez l’acheter auprès de fournisseurs. La création de contenu eLearning à partir de zéro prendra plus de temps et de travail, mais a l’avantage d’être adaptée à vos besoins. Cependant, si vos besoins LMS sont simples, l’achat de contenu prêt pourrait faire gagner du temps à votre équipe et libérer des ressources.

Dans tous les cas, il est important que le LMS soit rempli avec suffisamment de contenu avant de commencer. Vous devez pouvoir suivre un cycle de cours aussi réaliste que possible pendant la période de test et de dépannage de votre implémentation LMS.

Ce que de nombreuses entreprises ne réalisent pas au début, c’est que votre contenu ne doit pas disparaître une fois que votre LMS est actif. Un flux constant de contenu est crucial. Vous voudrez que vos cours soient à jour avec les dernières technologies. Vous souhaiterez également que votre contenu reflète les dernières données et objectifs de votre entreprise, car ils évoluent avec le temps. Donc, si vous ne disposez pas d’une équipe de création de contenu capable de gérer cette tâche, vous devrez externaliser.

Une dernière chose à penser est que votre contenu doit fonctionner pour vos utilisateurs à long terme. Tous les trimestres environ, vous devez effectuer un contrôle de qualité. Voyez-vous suffisamment d’informations? Ou vos employés ont-ils du mal à terminer les cours et à quitter? Ce ne sont pas seulement les objectifs de votre entreprise qui éclaireront votre stratégie de contenu à long terme. Les commentaires et les rapports des utilisateurs contribueront grandement à cela.

7. Testez votre nouveau LMS avant de le mettre en ligne

Chaque Premier ministre qui mérite votre sel vous dira que les tests représentent la moitié de la bataille. Et ils auront raison. Avant de lancer le nouveau LMS, il est essentiel de vous assurer qu’il fonctionne correctement. Mais qu’est ce que cela veut dire exactement?

Comme mentionné ci-dessus, vous devez pouvoir parcourir l’environnement d’utilisation et le cycle de cours de la manière la plus réaliste possible. Diverses tâches doivent être effectuées, de l’enregistrement des utilisateurs à la personnalisation du profil, en passant par le processus d’apprentissage en ligne.

Ce sera un travail important. C’est une bonne idée d’attribuer ce document à une équipe de test qui se compose idéalement de certains membres de votre équipe de mise en œuvre, mais également de tiers. Créez une documentation avec le comportement attendu, vous devriez voir pour chaque fonction / processus et soumettre cette documentation à l’équipe de test. Demandez-leur de noter leur expérience: que se passe-t-il selon le plan? Et non? Que pouvez-vous améliorer avant que votre nouveau LMS ne fonctionne? Ensuite, votre équipe de déploiement doit examiner ces résultats et décider si votre LMS est prêt à être mis en service ou non.

Conclusion

Si vous avez un plan de projet d’implémentation LMS complet, cela vous évitera beaucoup de maux de tête. Et bien sûr, des hoquets inattendus peuvent toujours survenir en cours de route. Mais tant que vous êtes flexible, diligent et maintenez une bonne ligne de communication avec votre équipe, une implémentation LMS réussie est donnée.

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